1. Elabore uma pequena lista. Numa pequena folha de papel ou post-it, faça uma lista curta com as 4 ou 5 coisas mais importantes da sua vida. O que é realmente mais importante? A que dá mais valor? Quais são as 4 ou 5 coisas que mais quer fazer na vida? O acto de simplificar começa precisamente com estas prioridades, uma vez que, e graças a esta lista, vai certamente conferir-lhes mais espaço na sua vida, dedicando-lhes mais tempo.
2. Acabe com uma obrigação. Pense em todas as coisas que preenchem a sua vida e descubra aquela que lhe dá menos prazer fazer. Algo que lhe “roube” tempo, mas à qual até não dá muito valor. Pode ser a equipa de futebol onde joga todos os sábados, pode ser um cargo de direcção numa associação local ou a administração do seu condomínio. Estamos a falar de uma tarefa ou obrigação que realiza diária, semanal ou mensalmente, mas que na realidade o deixa a pensar: quem me dera livrar-me disto! Então livre-se! Telefone, envie um e-mail, marque uma reunião e comunique a decisão a quem de direito. Faça isso hoje, vai sentir-se muito aliviado.
3. Limpe uma gaveta. Ou uma estante ou um armário ou um canto de um quarto. Não precisa de ser um quarto inteiro ou um armário inteiro. Apenas uma pequena área, que pode utilizar como a sua base de simplicidade, expandindo a partir daí. Organize assim: 1) Esvazie o conteúdo da gaveta ou da estante para uma pilha. 2) Dessa pilha, escolha apenas as coisas mais importantes, ou seja, os objectos que realmente usa e que adora. 3) Deite o resto fora. Agora mesmo. Deite para o lixo, para a reciclagem ou coloque em sacos, e de seguida no carro, para poder dar ou doar. 4) Volte a guardar, de forma ordeira, os objectos que valoriza e que têm real utilização.
4. Estabeleça limites. Basicamente, isto implica estabelecer limites para as coisas que faz regularmente: consultar o e-mail, navegar na Internet, falar ao telemóvel, enviar SMS, ver televisão, tarefas diárias e outros aspectos do seu quotidiano, etc. E tente cumprir esses limites. Hoje, apenas tem de fixar limites para algumas das coisas da sua vida. Amanhã, tente cumpri-los.
5. Simplifique a sua lista de “coisas para fazer”. Observe atentamente a sua lista. Se esta contiver mais do que 10 tarefas, provavelmente pode simplificá-la. Decida quais são as tarefas que podem ser eliminadas, delegadas, automatizadas, entregue a terceiros ou ignoradas. Encurte essa lista. Este é um excelente hábito para praticar, pelo menos, uma vez por semana.
6. Ganhe tempo livre. Em geral, simplificar a sua vida significa ganhar tempo livre para fazer as coisas que realmente gosta. Infelizmente, o simples acto de arranjar tempo para pensar como vai simplificar a sua vida, pode ser difícil. Se for o seu caso, tente encontrar pelo menos 30 minutos por dia para pensar em simplificar. Ou, em alternativa, dedique um fim-de-semana inteiro a pensar nas formas como pode tornar a sua vida mais simples. E como é que vai encontrar esses 30 minutos diários? Eis algumas ideias: levante-se mais cedo, veja menos televisão, almoce no escritório, dê um passeio na hora do almoço, desligue a Internet, veja os seus e-mails apenas uma vez por dia, desligue os telemóveis, faça menos uma coisa todos os dias.
7. Organize a mesa do seu escritório. Uma mesa de trabalho limpa e organizada produz sentimentos positivos e surpreendentes no seu proprietário! É das tarefas mais simples de fazer e o retorno é excelente! Se a sua secretária estiver coberta de documentos, livros, post-its e material de escritório, pode não conseguir executar esta tarefa hoje, no entanto, estes são os passos básicos: 1) Retire tudo de cima da sua mesa e coloque numa pilha no chão. 2) Comece a filtrar essa pilha de cima para baixo, analisando um artigo de cada vez. Não adie decisões sobre qualquer um dos itens, mas sim decida rapidamente o destino de cada um. 3) Arquive, recicle, deite fora, encaminhe para outra pessoa ou coloque na sua capa de afazeres. Se for um gadget ou material de escritório disperso, procure guardá-los numa das gavetas da sua secretária ou então desfaça-se deles. 4) Repita até eliminar essa pilha de coisas e a sua mesa estar completamente livre. Livre-se ainda de todas as bugigangas e outros itens inúteis. Sobre a sua secretária deve estar apenas o seu computador, um tabuleiro para assuntos pendentes, um bloco de notas, e talvez uma ou duas fotografias (mas não mais do que isso!). Ahh, uma mesa limpa! 5) A partir de agora, coloque tudo dentro do tabuleiro para assuntos pendentes e organize-o da mesma forma, pelo menos uma vez por dia.
8. Esvazie a caixa de entrada do seu e-mail. Fazer isto tem o mesmo efeito psicológico que ter uma secretária limpa. A caixa de entrada do seu e-mail está sempre cheia de mensagens lidas e não lidas? Sim? Então isso significa que está a demorar muito tempo a tomar decisões relativamente aos seus e-mails. Se tiver, por exemplo, 50 e-mails ou menos na sua caixa de entrada, pode processá-los todos hoje! Se tiver centenas de e-mails, coloque-os numa pasta temporária e veja-os em blocos, por exemplo, 20 por dia. Para esvaziar a sua caixa num abrir e fechar de olhos – incluindo futuros e-mails – aproveite estas sugestões: 1) Verifique os e-mails de cima para baixo, um de cada vez, tomando decisões e eliminando cada um imediatamente. 2) Tem diversas escolhas à sua disposição – apagar, arquivar, responder na hora (seguido do arquivo ou lixo), encaminhar (seguido do arquivo ou lixo), assinalá-los de alguma forma específica e tomar nota da sua lista de afazeres para responder mais tarde (seguido do arquivo). 3) Repita este processo com cada e-mail até esvaziar a caixa de entrada. 4) Agora, cada vez que consultar o seu e-mail, processe as mensagens sempre com o intuito de esvaziar a caixa de entrada. Que bom que vai ser ter uma caixa de entrada finalmente vazia!
9. Mais devagar é melhor. Passamos o dia em “modo apressado”, correndo entre tarefas, reuniões e compromissos diários até ao final do dia, quando nos estendemos, exaustos, em cima do sofá. Em vez dessa correria diária, simplifique a sua vida, fazendo menos (veja os pontos 1, 4 e 5) e de forma mais lenta. Coma mais devagar, conduza mais devagar, caminhe mais devagar, tome banho mais devagar, trabalhe mais devagar. Seja mais deliberado. Esteja presente. Isto não é algo que vai conseguir dominar hoje, mas pode começar a praticar agora mesmo.
10. Uma coisa de cada vez. Em vez de executar múltiplas tarefas em simultâneo, faça uma coisa de cada vez. Livre-se de todas as possíveis distracções, resista a qualquer desejo para conferir o seu e-mail ou para atender o telemóvel enquanto está a executar alguma coisa. Concentre-se exclusivamente na tarefa que tem em mãos até terminar. O impacto nos seus níveis de stress e de produtividade será enorme.
Ó sim, é complicado. Temos tanto a fazer e a planejar que nos perdemos. Eu, por exemplo, mantenho meu quarto meticulosamente arrumado, mas a cabeça sempre no auge da zona mental... Bom, tentemos. Um dia chegamos lá. ;)
Foto: El Dormitorio, de Fernando Botero.
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